Doel van het ordenen van uw administratie
Het voeren van een deugdelijke administratie is niet alleen een teken van een gezonde bedrijfsvoering, het is ook wettelijk verplicht. Het doel is dan ook een goede administratie op te zetten die op elk gewild moment inzicht geeft in de financiële positie van uw bedrijf.
Algemene eisen die gesteld worden aan uw administratie
Alle gegevens over de onderneming behoren tot uw administratie. Een administratie moet zeven jaar bewaard blijven. De volgende zaken moeten onder andere in uw administratie te vinden zijn:
– Facturen: ontvangen facturen en kopieën van uitgaande facturen
– Bank- en giroafschriften
– Kassabonnen (indien van toepassing)
– Contracten
– Agenda’s en correspondentie met opdrachtgevers en leveranciers
Dit is vooral aan de orde voor starters en deeltijdondernemers die willen aantonen dat ze voldoen aan het urencriterium dat een voorwaarde is voor ondernemersaftrek.
– Een urenadministratie: om bovengenoemde reden
– Een rittenadministratie van het zakelijk gebruik van de auto
Wij adviseren om de administratie op de volgende wijze in te richten. Hierin wordt gesproken over ordners maar voor een kleine administratie die in een ordner past kan dit natuurlijk gewoon met tabbladen worden gescheiden. Indien in deze huidige tijd gegevens digitaal gearchiveerd kunnen worden is dit ook toegestaan. Wel zien wij graag dat dit in dezelfde structuur gebeurt.
- Ordner met uitgaande facturen/ verkopen
- Ordner met inkomende facturen/ inkopen
- Ordner alle bankafschriften en kasstukken (bonnen)
- Ordner voor belastingen, zowel btw als inkomstenbelasting.
ook eventuele modelcontracten komen hierin terecht. - Ordner met contracten en vergelijkbare documenten die met opdrachtgevers en leveranciers verband houden, maar niet met belastingzaken.
Het totale traject van het ordenen van uw administratie splitsen we in 4 stappen.
Stappenplan administratie ordenen
Stap 1 Inventariseren
Kennismaken en de huidige situatie onderzoeken om te kijken of we tot een vorm van begeleiding kunnen komen. Daarbij zal tevens gekeken worden wat uw eigen kennis en mogelijkheden zijn. En wat u wel en niet kan of wil doen.
Te denken valt aan:
– Inventariseren huidige stand van zaken zakelijke/ privé rekening
– In kaart brengen verkopen-/ inkopen
– In kaart brengen stand van zaken omzetbelasting
– In kaart brengen privé uitgaven/ scheiden zakelijke en privérekeningen
– Opzetten Administratie
– Inventariseren openstaande orders/ voorraadadministratie
Stap 2 Opzetten en Begeleiden
Samen met u bepalen welke vorm van (boekhouding) administratie het beste bij u en uw onderneming past. Dat kan variëren van een simpel excelsheet tot een uitgebreid boekhoudprogramma. Daarna de vorm opzetten en u begeleiden in het starttraject, met als doel om u zoveel mogelijk op eigen benen te laten staan. De begeleiding richt zich er hoofdzakelijk op u meer en meer wegwijs te laten worden in de wereld van administratie, boekhouding en belasting.
Stap 3 Optimaliseren
Tijdens de eerste maanden zullen er voldoende vragen en problemen op uw pad komen. Onze rol daarbij is om deze zo goed mogelijk op te lossen en waar nodig uitleg te geven. In deze periode wordt ook duidelijker wat aangepast kan of moet worden in uw administratie. Ook hiervoor geldt dat dit in samenspraak gaat met u!
Stap 4 Ondersteunen en Begeleiden
Het is de bedoeling dat u gaandeweg zelf het roer in handen neemt. U doet nu zelf uw administratie of maakt de keuze om dit geheel uit te besteden. Als u dit zelf gaat doen heeft u ons alleen nodig voor complexere zaken en de fiscale zaken of gewoon even voor feedback om te kijken of alles goed gaat.
Heeft u vragen over het ordenen van uw administratie of wilt u meer informatie? Neem dan telefonisch contact met ons op 078 – 888 02 33 of vul het contactformulier in.